Jak zarządzam swoim czasem?

Od razu na wstępie zaznaczę, że nie będzie to poradnik dla pracujących na dwa etaty mam z trójką dzieci, lecz raczej dla osób, które po prostu chcą znaleźć czas na wszystko przy 8-godzinnym dniu pracy lub studiach.

www.tumblr.com 

Przerobiłam już wiele sposobów - najbardziej zawiodły mnie listy rzeczy do zrobienia, ponieważ praktycznie każdego dnia coś zostawało niezrobione. Teraz korzystam z nich tylko jako przypomnień o pewnych czynnościach, a nie jako takiego planu zadań do wykonania oraz jako wstępu do rzeczywistego zarządzania czasem.

Listy rzeczy do zrobienia mają jedną podstawową wadę - nie uwzględniają horyzontu czasowego. Możemy tak naprawdę wypisać pierdyliard zadań do wykonania, jednak jeśli nie określimy czasu, który poszczególne czynności nam zajmą, nie ma realnej szansy na realizację wszystkich z nich.

Co sprawdziło się u mnie? To samo do czego byliśmy przyzwyczajeni przez kilkanaście lat nauki w szkole - plan. Zauważcie - gdyby w szkole nie było planu, część zajęć nie odbywałaby się lub zaczynała się z ogromnym opóźnieniem. Jednym słowem - chaos, który nie doprowadziłby do absolutnie niczego. Dlaczego więc by nie przenieść tego do naszego codziennego życia?

Co więc robię?
Zaczynam od stworzenia ramowego planu na cały najbliższy tydzień - zapisuję wtedy w kalendarzu wszystkie eventy, spotkania, treningi, posty. Plany na poszczególne dni tworzę z jednodniowym wyprzedzeniem.

Tworzenie dziennego planu zaczynam od umieszczenia w nim zajęć, które mają z góry przypisaną godzinę, tak jak wizyty u lekarza, zajęcia czy spotkania. Wokół tych ram mogę budować całą resztę planu.

Następnie zastanawiam się, jakie mam zadania do wykonania - tworzę to-do list, a potem przemyślam to, ile czasu muszę lub mogę przeznaczyć na każdą czynność. Wtedy, w oparciu o powstałe wcześniej ramy, przypisuję każdemu zadaniu godziny, w których będę się nimi zajmować.

W planie uwzględniam też czas na wypoczynek i na sen.

Planuję także weekendy - spójrzmy prawdzie w oczy - mało kto nie ma żadnych obowiązków w weekend i może poświęcić go w pełni na odpoczynek.

Taki system sprawdza się u mnie bardzo dobrze i choć często są obsuwy, to zazwyczaj udaje mi się zrealizować plan. Trzeba wziąć poprawkę na to, że nie jesteśmy w stanie przewidzieć pewnych rzeczy, które trzeba zrobić natychmiast albo tego, że pewne zadania zajmą nam więcej czasu niż planowaliśmy.

Przy czynnościach szybkich, które nie wymagają nakładu czasu przyjmuję zasadę, że robię je od razu - dzięki temu unikam nawarstwiania się rzeczy do zrobienia.

Do tego wszystkiego używam aplikacji Schedule Planner. Jest naprawdę fajna - pozwala np. na przypisanie kategorii zadaniom.

Jak Wy zarządzacie swoim czasem? Co sprawdza się u Was?